Los procesos documentales sin optimizar perjudican la relaci\u00f3n con sus clientes y pueden ocasionar la p\u00e9rdida de valiosos empleados.<\/p>\n
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Ciudad de M\u00e9xico. Ricoh aconsej\u00f3 a las empresas que mejoren sus procesos de gesti\u00f3n documental en \u00e1reas que han sido tradicionalmente considerados como estrat\u00e9gicos para la reducci\u00f3n de costos como ventas y marketing, comunicaci\u00f3n a clientes, captaci\u00f3n de clientes, servicios y atenci\u00f3n, desarrollo de nuevos productos, facturaci\u00f3n y cobros.<\/p>\n
A pesar del dogma de muchos ejecutivos de empresas sobre que los procesos basados en la gesti\u00f3n documental s\u00f3lo se refieren al \u00e1rea destinada a esta tarea, Ricoh indica que este conocimiento convencional no es del todo correcto, y que la optimizaci\u00f3n de los procesos basados en documentos presenta una significativa oportunidad de crecimiento de los ingresos en las compa\u00f1\u00edas.<\/p>\n
Estas afirmaciones se basan en el estudio de IDC, patrocinado por RICOH, “Organisational Blind Spot: The Role of Document-Driven Business Processes in Driving Top-Line Growth”, el cual se basa en un an\u00e1lisis de 1.516 procesos de gesti\u00f3n documental en diferentes organizaciones. El estudio dio a conocer que m\u00e1s del 83% de los encuestados se\u00f1alaron que optimizar los procesos de negocio de cara al cliente no s\u00f3lo podr\u00eda reducir los costos, sino que tambi\u00e9n podr\u00eda incrementar los ingresos en una media del 10.1%.<\/p>\n
Los clientes insatisfechos suponen un freno para el crecimiento de las compa\u00f1\u00edas, los encuestados que han tenido experiencias negativas por culpa de errores en los procesos de las compa\u00f1\u00edas de las que son clientes, 68.7% son menos propensos a volver a tratar con la misma empresa, mientras que 60.1% probablemente cambien de proveedor, 56.8% se\u00f1alaron que ser\u00eda probable que recomendaran a otras personas que no hagan negocios con esas empresas.<\/p>\n
Jairo M\u00e9ndez, Director General de Ricoh Mexicana, afirma que cualquier iniciativa capaz de reducir los costos y de mejorar los ingresos es una iniciativa ganadora, y deber\u00eda ser una prioridad para los directivos de las organizaciones. En el mercado actual, conectado y online, una mayor satisfacci\u00f3n del cliente, o una menor insatisfacci\u00f3n, es un requisito imprescindible para ser competitivo.<\/p>\n
“El estudio ha revelado que los procesos de gesti\u00f3n deficientes pueden llevar a los clientes a dejar la empresa”, opina M\u00e9ndez. Los procesos documentales sin optimizar no s\u00f3lo perjudican la relaci\u00f3n con sus clientes, sino que tambi\u00e9n pueden hacerle perder a valiosos empleados capaces de generar ingresos, que se ven frustrados en sus funciones de atenci\u00f3n al cliente por culpa de los errores en los procesos,<\/p>\n
El costo de sustituir al personal de ventas ha sido estimado en hasta 200% del salario anual del empleado. Esto no incluye el costo del tiempo y de las oportunidades perdidas mientras se encuentra a un sustituto, ni los clientes que puedan llevarse con ellos al dejar la compa\u00f1\u00eda. \u00bfC\u00f3mo puede facilitar la captaci\u00f3n de clientes, responder de forma m\u00e1s r\u00e1pida a sus consultas, aumentar la colaboraci\u00f3n entre los departamentos y disponer de m\u00e1s tiempo para atender a los clientes?<\/p>\n
Las organizaciones que no conceden una alta prioridad en la mejora de sus procesos de documentaci\u00f3n est\u00e1n perdiendo una oportunidad de oro, las empresas tienen que centrar la atenci\u00f3n a nivel ejecutivo y tomar acci\u00f3n para beneficio de la compa\u00f1\u00eda, concluy\u00f3 el directivo.<\/p>\n
De esta forma el informe estima que el costo total de un error al procesar alg\u00fan tipo de documento son 10 veces superiores a los gastos extras directos, en t\u00e9rminos de tiempo, supervisi\u00f3n ejecutiva, rehacer el trabajo y revisar los procesos, as\u00ed como los costos de oportunidad asociados a los clientes perdidos.<\/p>\n