Xerox propone medidas robustas de seguridad y administración confiable para migrar al Paperless efectivo.
Ciudad de México. Tenemos que estar listos para la impresión en movilidad, pero sin descuidar los rubros de seguridad y flujos de trabajo que esta practicidad traerá al área de TI. Así lo demostró Xerox en su Open House 2014, donde el fabricante mostró todo lo que necesita saber para poder habilitar trabajo remoto desde el auto, la casa o cualquier otro punto que conforma esta geografía nacional.
Al respecto de la seguridad, la firma comentó que hemos visto casos mundiales todo a causa de una brecha; consideró que los ataques no sólo competen a los sistemas operativos de una computadora, sino de aparatos que se incorporarán al IoT y por supuesto las impresoras. A decir de sus equipos, Xerox expresó que sobre todo aquellos destinados a empresas ya se comportan como una computadora personal pues cuentan con disco duro, sistema operativo y la facilidad de conectar un teclado si es necesario.
Para proteger patentes, fórmulas y datos que resultan esenciales para la vida de una empresa, presentaron su propuesta de tres capas adicionales en seguridad. Para ello, el nivel más interno tiene que ver con encriptación de la información del disco duro de sus equipos para evitar que alguien tome el disco y extraiga los datos o bien, al terminar un contrato un tercero haga mal uso de los mismos. A su vez, es posible sobre-escribir toda la información contenida, ello con el fin que herramientas forenses de recuperación de datos no puedan crear una brecha de los datos confidenciales de su cliente.
La segunda capa es la protección contra intrusos. Una serie de políticas impiden que personas malintencionadas modifiquen el sistema operativo del equipo, así como borrar, modificar o instalar aplicativos. Por su asociación con McAfee, estas políticas marcan alertas proactivas y son compatibles IP Policy Orchestrator que le permitirá monitorear el multifuncional (MFC).
Una tercera capa se encarga de vigilar la transmisión de datos, que va del multifuncional a la PC. Estos protocolos encriptan la información y aunque alguien lograran capturarla, no se podrán leer con facilidad por su protocolo SSL, IPSec y SNMPv3. Para ello hicieron alianza con Cisco, de tal suerte que la infraestructura del cliente habilitada con Cisco TrusSec, replique las políticas internas a los MFC para que ese equipo no sea una brecha de seguridad, donde la firma comentó que cabría la posibilidad de entrar. Dichas capas están disponibles para el portafolio empresarial que maneja formatos A3 y tecnologías ColorQube como la 8800 y la 8700. Sin embargo, la gran mayoría cuenta con la primera capa como un valor agregado.
Paperless, una realidad
Xerox indica que en el mundo se ha cumplido poco la propuesta, al respecto proponen Connect, una plataforma de flujo de trabajo que le permitirá crear reglas que administren los papeles y eviten dos de los grandes problemas que aquejan a las empresas: costos elevados por hojas que no necesitaban imprimirse, y el re-trabajo que implica administrar las hojas físicas.
Para ello, el fabricante mostró en un ejemplo práctico el caso de una compañía encargada de asignar líneas telefónicas móviles. El ejecutivo pide documentos de identificación al cliente para aprobación de una línea nueva.
Entonces el equipo escanea una hoja de solicitud del servicio y extrae por OCR todos los datos. La regla para el ejemplo indica que la carpeta con todos los documentos sea nombrada con el nombre y apellidos del cliente, pero será identificada internamente por el número de contrato. Entonces DocuShare se encargará de administrar el resto del flujo.
Esta solución permite almacenar y proteger documentos para designar quien puede ver o no la información; así como la transmisión, protegido por una cuenta de usuario y contraseña. El documento del ejemplo se va a una carpeta previamente configurada con el nombre de Apertura de cuentas. Puede llegar en documento editable como procesador de texto o PDF, pero también como una copia protegida contra edición.
Posteriormente, el flujo indica que 4 personas deberán revisar y aprobar los datos. Cada usuario entra con su perfil y revisa su bandeja de entrada, al ver nuevas órdenes procesa los datos y mediante comentarios y botones aprueba o declina la tarea. El administrador puede ver todo el flujo, saber cuándo y quién ha trabajado los datos para fines de estadística y auditoría futura. En el ejemplo, el documento es aprobado y en automático pasa a la siguiente carpeta de Servicio a clientes, dejando libre la carpeta anterior y mandando de forma transparente al resto de trabajadores de la empresa demo.
“Es cómo agilizar y se trata de diagramarlo, que es lo que haría el canal para hacer un paperless eficiente”, expresó la firma al respecto.
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