Contrario a lo que se piensa en la burbuja social, los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) no verán erogación ni prórroga. Las entidades regulatorias y los proveedores están de acuerdo en ello; lo que significa una enorme oportunidad, también podría sobrepasar su capacidad de atención al cliente por la avalancha de interesados que querrán subirse al arca, justo cuando la ola proyecte su sombra en el calendario fiscal
Ciertamente la prevención es el consejo más sabio que suele darse a la mayoría de las situaciones. Pero existen temas culturales y arraigos que se convierten en costumbre. En el caso del tema CFDI, la discusión ya no circula entre la posible extensión de plazos y mucho menos su erogación. Prueba viviente es que el Servicio de Administración Tributaria (SAT) con mucha cautela implementó el sistema primero para contribuyentes con ingresos superiores a los 4 millones de pesos anuales; cuota descendida drásticamente para el siguiente año.
A partir del 1 de enero 2014, tres tipos de contribuyentes tendrán que sumarse a las filas digitales de facturación: aquellos que reporten más de 250 mil pesos anuales, usuarios de Comprobante Fiscal Digital (CFD) y todos los contribuyentes dados de alta a partir del primer día del año entrante.
La oportunidad de negocio para el canal TI es enorme, comenzó a explicar Gilberto Sánchez, director General de Aspel. “Si sumamos los contribuyentes que usan CFD con los del método de factura impresa con código bidimensional, son casi 3 millones de contribuyentes, de los que al menos 1.5 millones tienen que cambiar”, dimensionó el potencial de mercado. Más adelante comentó que si en el esquema más básico de implementación tradujéramos la cifra, el valor sería aproximadamente de 2,250 millones de pesos como mínimo – sin contar suites más robustas, renovación de equipo y en algunos casos, la implementación desde PC hasta impresoras.
El problema no parece ser la demanda, sino el desinterés. Históricamente comentó que del 31 de mayo de este año – fecha en que el SAT dio a conocer la obligatoriedad del CFDI para 2014 –, de los 644 mil contribuyentes ya listos para las nuevas disposiciones, tan sólo 58 mil empresas han migrado tempranamente para dar un total de apenas 702 mil perfiles preparados. Panorama que no sorprende, puesto que recuerda una situación similar cuando se dio a conocer el actual CFD.
Problemas de adopción
German Madero, director comercial de Microsip indicó que parte del retraso es por la cantidad de incrédulos que todavía aguardan pacientemente por una extensión del plazo, o bien, algunos profesionales de la contabilidad asesorando de forma incorrecta a sus clientes con miras a ahorrarle un par de centavos, cuando los pesos que perderán se verán materializados al momento en que la maquinaria gubernamental coteje montos y no acepte las facturas de papel aunque tengan CFD o código bidimensional.
Otro gran desalentador es el tema “evasión fiscal”. Hay gente que no cumple al 100% con sus obligaciones y prefiere no dar a conocer sus montos reales de facturación. Con la implementación, el SAT tendrá de forma inmediata todas las facturas que emitimos y recibimos. De forma que cualquier contribuyente puede entrar al portal y ver que todas las facturas electrónicas que tengan, sean válidas, comentó al respecto. Cualquiera que sea el caso, Microsip expresó que no tendrán problemas fiscales, sino comerciales puesto que “la pista” va a cerrarse para los que no acaten las especificaciones técnicas.
¿Cómo saber si mi comprobante CFDI es auténtico? La ventaja del esquema en la nube del SAT es que instantáneamente sabrá si un documento digital es legítimo. Diríjase a https://verificacfdi.facturaelectronica.sat.gob.mx/. Tras ingresar los campos, obtendrá una respuesta oficial.
Retos para el canal
Nuestro panel de expertos dimensiona con el término tsunami al potencial de mercado. El problema radica en la atención express que se verá obligado a desempeñar el canal para no perder la siguiente venta; con ello, podrían ocultarse problemas de implementación posteriores. Uno de ellos es que la solución vendida por la premura del tiempo, no se adapte al resto de los procesos de su cliente.
Esto es, si va a ofrecer una implementación por una cuestión fiscal obligada, evangelice sobre las ventajas que traerá adicionalmente dicha suite a la automatización de contabilidad, unir temas de nómina con el resto de los departamentos, punto de venta o almacén. Tratar el tema como una oportunidad para profesionalizar el negocio de su cliente ayudará a voltear la ‘obligatoriedad’ en ‘parámetro de crecimiento’ para dicho emprendedor y/o empresario, prosiguió Germán Madero de Microsip.
Otro de los argumentos para estructurar su presentación son las debilidades del CBB (Código de Barras Bidimensional). Al respecto, René Torres Fragoso, director general de Contpaq i expresó que la principal vulnerabilidad es la clonación; de tal suerte que “una persona puede replicar los datos fiscales y emitir facturas sin que el contribuyente al que pertenecen lo sepa”. En la misma línea de ideas, la piratería es otra oportunidad para el canal: 5 de cada 10 software son apócrifos y si desean timbrar, será necesaria la migración a fórmulas lícitas.
A ello se suma la agilidad de procesos que hemos escuchado a lo largo del año. Puesto que una factura digital acorta el proceso de mensajería, ahorros en papel y en almacenamiento requiere mucho menos espacio físico, remató Germán Madero.
Al que madrugó…
Lo ideal fue usar la red de la prevención para, como sucede en los conciertos más esperados, usar la preventa para asignar implementaciones tempranas. El problema no es el tiempo que tardará en poner a punto una PC donde se usarán distintos software que permiten el timbrado electrónico – 30 minutos a lo sumo –, la real problemática es la capacitación inherente a los empleados que usarán este sistema. Ante esto, la buena noticia es que puede ofertar los sistemas de posventa y seguramente tendrá varias manos alzadas.
Una de las propuestas para surfear exitosamente la marejada son los servicios en renta que ofrecen las firmas más importantes. De esta forma podrá seguir ganando un porcentaje de comisión y atender en el acto las necesidades pese la situación de morosidad que ya estamos viviendo y cuyo pico irá “in crescendo” conforme diciembre agote sus hojas en el calendario.
Algunos Proveedores ofrecen servicios de renta para el timbrado electrónico: son económicos, se implementan en un santiamén y las ganancias son favorables; algunas podrían convertirse en comisiones vitalicias, mientras su cliente continúe renovando.
El ecosistema vital
¡Perfecto!, ya está en acción el ERP, el software para facturar digitalmente o bien, la suite contable con comunicación modular. Pero su misión, si decide aceptarla, aún no termina. Esta plataforma fiscal ha abierto la oportunidad de profesionalizar la PyME y a los microempresarios por igual. El cómo hacerlo realmente es sencillo, escalable y cada uno de los engranes suman movilidad a la gran maquinaria de márgenes de utilidad. Sólo debe de seguir el movimiento natural que hace rentable a su cliente.
Piense brevemente en la operatividad del prospecto: tiene un local cerrado, piso de venta, bodega, sucursales, es profesional itinerante, o las operaciones son dirigidas desde casa. Todo ello le hablará de las necesidades reales a satisfacer. Una vez hecho el plan maestro es momento de poner fierros a la obra, donde las palabras clave a reunir son administración, seguridad y confiabilidad.
Administración
Lo peor que puede hacer, es agregar una solución completa para facturas electrónicas y no explotar todo su potencial. Germán Madero de Microsip expresó que tiene a su alcance la optimización de inventarios, mayor liquidez porque la herramienta permite saber qué adeudos se presentan, vencimientos de facturas, manejo de tesorería y bancos, sistemas de nómina y pagos a empleados. Es decir, que el flujo administrativo trascurra con la mayor comunicación y agilidad posible.
“Por el lado de la autoridad, habrá mayor énfasis en la digitalización; no sólo en este movimiento, sino en las devoluciones, cargos, créditos y algunos otros instrumentos legales que llevan a la PyME cien por ciento a lo digital, porque son más prácticos, sencillos en su proceso y más baratos”. Aquí es donde usted tiene el As bajo la manga: invierta hoy y estará preparado para el futuro.
No menos importante es el contribuyente que por su operación no necesita un módulo para almacén, por ejemplo. Para profesionales independientes, bien podría apalancarse del listado oficial de empresas que ofrecen el servicio gratuito (http://ow.ly/qpSqs); un módulo independiente que no dejará de depender del resto del ecosistema. Nunca menosprecie los ahorros que circulan en el mismo portal tributario.
Seguridad
No sólo es el panorama informático, sino el físico. Considere que el SAT ha lidiado desde siempre con las prácticas fraudulentas y este panorama orillará a dichos practicantes tomar medidas todavía no dimensionadas. Además, estar preparado para una auditoria es otra prueba de estrés que deberá resistir su implementación informática.
En el primer sentido, las soluciones antivirus son primordiales puesto que la “cultura informática es muy reducida y los usuarios no se dan cuenta que necesitan una solución hasta cuando se infectan”, dijo Eulogio Díaz, director general de G Data. Puesto que estos comprobantes perfectamente establecen “por Internet” es que debe considerar una solución que blinde el navegador, cuentas bancarias y las transacciones legales que seguramente permiten los ERP.
“El cumplimiento de las disposiciones fiscales para las PyMES se complica al no tener una estructura. Nuestra solución es auto-instructiva y tenemos versiones considerando que el usuario final no tiene una especialización”, anexó. Ese es el valor que debe rescatar: si es complicado el entrenamiento en el software nuclear que controla los nuevos modelos de facturación, no agregue carga emocional por instaurar políticas de seguridad que se muestren hoscas en la interface. Obviamente, busque que sea su consultoría la que resuelva esos detalles técnicos.
La segunda capa tiene que ver con la instalación de un NAS, expresó Hernán López, director regional de Ventas QNAP. Lo que permitirá, en el caso de la firma, es tener un ente autónomo con procesador y sistema operativo Linux propio que funciona sin necesidad de una PC. La función en red le ayudará a la fuerza de ventas a captar y almacenar sus propios comprobantes directamente en esta consola centralizada. Puede encriptar la información con FIPS402 de grado militar y la siempre eficiente AES de 256 bits a manera de asegurarse que los respaldos sólo sean accesibles por la persona indicada.
Aunque el SAT dispone de una base confiable y segura, no dejará de ser responsabilidad de cada contribuyente tener por hasta 5 años su información plenamente documentada. Por ello este equipo puede serle de utilidad para hacer cambios “en caliente” en cualquiera de sus dos bahías y llevarse físicamente el HDD para recambio o simplemente almacenarlo en una localidad de mayor confianza. Gracias a que trabaja a la par con los sistemas ERP más populares, desde dicha paquetería podrá rastrear un CFDI granularmente y con ello resolver el tema de consultas históricas.
Confiabilidad
No menos importante es garantizar que esta nueva plataforma sea un cómodo asiento deportivo para sus clientes. Si las herramientas los intimidan en la operación, podría derivarse en recurrentes y quejumbrosos soportes postventa. De ahí que herramientas de un solo clic deben entrar en su consideración, mostrar cómo los arreglos RAID de QNAP se hacen activando casillas; no porque dejará varado al cliente con tales configuraciones, sino porque el tema “ver para creer” provocará durante su demostración, un sentimiento de que la inversión hecha por su cliente está plenamente justificada.
Sin duda, lo que desencadenará la rápida adopción del ecosistema es que sientan respaldo. No olvide que enfrentará la resistencia al cambio, que sólo puede fluir con el aditivo de la velocidad: un sistema que resuelve en términos de tiempo/dinero tareas antes pesadas y mecánicas para la PyME. Inclusive una buena gráfica que muestre los beneficios en una comparativa del antes y después puede ser su mejor carta comercial.
Consulte, vea en detalle, recupere o cancele un CFDI desde el servicio oficial https://portalcfdi.facturaelectronica.sat.gob.mx/
“El ciclo del CFDI”
• El contribuyente emite una factura, resultado de la compra de servicio o producto.
• El software especializado genera un archivo XML para la recolección vía Web del movimiento, más otro legible que sirve como copia.
• El PAC pone un timbre fiscal, el elemento que autoriza y certifica la transacción una vez que manda la copia Web al SAT. En tiempo real calcula los movimientos pertinentes de quién ha hecho un pago, y quién ha recibido un ingreso.