Preguntarnos si es posible conservar todos los beneficios operativos del papel, pero sin el papel resulta controversial.
¿Recuerda los procesos tradicionales? Lo primero que viene a la mente son las filas, esperar largo tiempo a que uno a uno, la señorita en la ventanilla terminara de atender al individuo que tiene frente suyo. El tiempo pasa lento y cuando por fin es el momento de que atiendan su caso, los papeles que tiene bajo el brazo asemejan a una “corteza crocante de cerdo”, dirían los cultos de paladar. Se asoma por la ventanilla y ve a la mujer de gruesas gafas lidiar con kilos de papel amontonados en algo que tal vez de mucho revisar, parece tener un orden coherente.
Lo hemos visto y vivido, ciertamente el papel tiene sus ventajas cuando hablamos del recuerdo fotográfico, el certificado que acredita un grado universitario, las escrituras de lo que hoy es el hogar de toda una familia y el acta que asienta la unión matrimonial (o comprobar la extinción de la misma). Aunque para las empresas insertadas en una vertical, tal pareciera que el factor tiempo es decisivo para migrar de una impresión (y los servicios que ello conlleva) hacia la digitalización.
Hemos escuchado en repetidas ocasiones de sus beneficios: ahorros en consumibles y mantenimiento, espacios reducidos, respaldos y automatización de información, rapidez en la consulta y atención de un evento. El hecho no parece consumarse en el corto plazo, pero Ricoh está convencido que está sucediendo y la puerta que le cerrará el paso no cesa su lento pero firme avance.
Jorge García Micelli, Director Comercial de Ricoh Mexicana dijo al respecto de las verticales que tienen diferentes aspectos para trabajar con los servicios de impresión, donde el que más demanda es Gobierno, básicamente por el parque tecnológico que tienen para el resto de sus procesos. Mientras en la iniciativa privada, las aseguradoras, bancos y notarías ocupan el ramo de mayor consumo. Pero, advirtió, comienzan a adoptar mecanismos que ahorren tiempo y recursos para continuar con sus procesos internos.
Agregó que justamente esas empresas con gran volumen, necesitan la ayuda de empresas especializadas que sepan controlar inesperados como in posible incendio, control de plagas, preservación de acervo, bodega para almacenar, catalogadores y aún con todo ello, las mismas empresas comienzan a digitalizar para tener un respaldo – aunque siguen imprimiendo y almacenando en archivo.
La realidad es que el papel es un sustento milenario, ha sido el instrumento fiable que algo sucedió en tiempo y forma exactos. Así que las nuevas soluciones informáticas buscan llegar al mismo grado de confianza. Citó el caso de la factura electrónica donde es el propio gobierno, uno de los consumidores principales, que centralizó la información para mejorar la recaudación, eliminar procesos y agilizar la atención al contribuyente.
“Un caso verídico de verticales son las Notarías, algunas tienen Bases de Datos centralizadas y administradas desde la nube con respaldo y es un proceso autorizado por las mismas autoridades. Sin embargo muchos seguirán usando papel como efecto de la misma normatividad que exige el sustento físico”, comentó Micelli de Ricoh.
Como bien ha dicho, recopilar papeles te dice qué hiciste en un día. Recibe un ticket por comprar víveres, pagar estacionamiento, la factura de gasolina; es una reconstrucción inclusive por hora de qué sucedió; pero admitió que las herramientas digitales ya han tomado ese campo pero en costos más accesibles para que la empresa use los recursos en otras áreas.
Migrar para retener relaciones comerciales
El canal tiene que ver a los clientes que ya tienen y cómo trabajan, comenzó a recomendar Ricoh sobre este cambio paulatino. Considerar este paso como una reconfiguración al tipo de operación que ya tiene, y que puede mejorar su eficiencia al tiempo que reduce la rigurosa logística del papel, conservando garantías o activos de información.
“Varias verticales ya hacen determinados procesos de paperless, es difícil cambiar la cultura, por eso lo mejor es empezar la transición por procesos, ejemplificar como puede virar el costo clave para sus negocios, ejemplificar con las reducciones que hace en relación al uso del papel, para que entiendan que la digitalización lo vuelve simple y fluido, implica una ventaja en el paso a la cultura del no papel. Romper el paradigma es la parte más difícil, de ahí la importancia de comprender como es el proceso actual hasta generar un modelo de cómo sería, implementando este tipo de alternativas,” acotó Micelli.
Sin embargo, como cualquier transición es necesario preparar el terreno, de modo que este servicio aparezca con las condiciones adecuadas para su ejecución. Se requiere capacitación y empleados que entiendan procesos electrónicos, tecnología en software, además de un esquema que permita elegir la modalidad adecuada para las necesidades de la empresa.
Para esto es importante primero identificar los procesos clave, que impactan el desempeño y que son donde se debe enfocar y analizar, cotejar la posibilidad de mejora para facilitar el ahorro y la eficiencia operativa, el impacto ambiental, los costos de energía, papel, consumibles, etcétera. Siendo susceptibles principalmente áreas que remiten a procesos internos, todo lo del manejo de personal, permisos, autorizaciones, notificaciones, licencia médica, vacaciones, recibos, el expediente que la empresa genera entorno a un empleado se puede volver electrónico y hace posible limitar el uso del papel.
“Seguimos preparándonos para estos cambios desde hace tiempo y de diferentes formas, la base radica en el entendimiento del cliente y en buscar la mejor manera de no afectar al medio. No es una moda, sino una transformación cultural. Los vendedores necesitan migrar y aprender, conocer el contexto y estar pendientes de cómo va a funcionar; aquellos que tengan esa sensibilidad y pongan a la gente adecuada, son los que van a ganar más negocio y mantener en el mercado, estamos abiertos a quien quiera esta oportunidad y le haga sentido,” puntualizó Ricoh.
La migración del papel influirá mucho en los años restantes de esta década y el principio de la siguiente, por lo que todas las estrategias que se construyan ahora van a dar paso al desarrollo, si se basan en la comprensión de las aristas del mercado. No hay empresa que pueda prescindir totalmente del papel, pero hay acciones ya posibles que pueden generar una reducción significativa, como el caso de las tarjetas de crédito: aunque hay quien la manda por correo postal en un sobre, también hay bancos que ya ofrecen el servicio por medios electrónicos y sin necesidad de imprimir el soporte físico.
Podemos mirar atrás, y ver la manera en que el uso del papel ha evolucionado hasta nuestros días, si bien el nacimiento de una nueva tecnología no implica la desaparición de la anterior si habla de los modos de uso y necesidades de un mercado cambiante, donde los contenidos impresos no tienen el mismo impacto que antes. Anticiparse a estos movimientos naturales será, hoy y siempre, una de acción de supervivencia. Renovarse o morir.